Urząd Gminy Siennica

Stanowisko pracy d/s obsługi kancelaryjno-technicznej prowadzi:

P. Magdalena Wiącek, pokój Nr 6

tel. (025) 757-20-20 wew. 15

 

Do zadań w/w stanowiska należy:

1) prowadzenie obsługi kancelaryjnej Urzędu polegającej w szczególności na:

a)  przyjmowanie korespondencji i przesyłek,

b) wpisywanie listów w pocztowej książce nadawczej i wysyłanie   korespondencji,

c) prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej w systemie elektronicznego obiegu dokumentów (EZD),

d) przyjmowanie przesyłek specjalnych i wartościowych,

e) przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów,

f) przekazywanie korespondencji w formie papierowej i elektronicznej na poszczególne urzędnicze stanowiska,

2) prowadzenie   spraw   związanych  z  prenumeratą czasopism oraz zakupem książek i wydawnictw,

3)współpraca z pracownikiem  prowadzącym archiwum zakładowe przy  przyjmowaniu, wydawaniu dokumentów i przekazywaniu akt do archiwum państwowego,

4) dbanie o terminowe wykonywanie przeglądów oraz naprawę urządzeń służących do powielania materiałów,

5) dbanie o prawidłowy i aktualny stan tablic informacyjnych w budynku Urzędu i na zewnątrz,

6) koordynowanie prac związanych z utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach Urzędu oraz prowadzenie spraw związanych z konserwacją urządzeń biurowych,

7) przestrzeganie zasad używania symboli państwowych (godło, flaga) poprzez dbanie o:

a) używanie godła i flag zgodnie z wzorami określonymi w ustawie,

b) właściwe umieszczanie godła i flag,

c) wymianę symboli zużytych,

d) terminowe wywieszanie flag,

e) zbieranie flag wycofanych z użytku w celu ich godnego zniszczenia,

8) dbanie o terminowe nawiązywanie i realizację umowy dot. ochrony budynku Urzędu oraz  centrali telefonicznej Urzędu,

9) prowadzenie spraw socjalnych pracowników dotyczących przydziału środków ochrony indywidualnej,

10) prowadzenie spraw o zwrot kosztów zakupu okularów korygujących,

11) organizowanie okolicznościowych spotkań, w ramach działalności ZFŚS,

12)    obsługa administracyjna ZFŚS,

13) dokonywanie zakupu środków czystości na potrzeby Urzędu,

14)  dokonywanie zakupu mebli i wyposażenia na potrzeby Urzędu,

15) dokonywanie zakupów  materiałów biurowych i urządzeń,

16)  prowadzenie magazynu materiałów biurowych,

17) Wykonywanie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu właściwości stanowiska.